Jane的部門來了新同事，這同事的英文看似專業，寫的email既長又多，Jane以為她的美國老闆以後一定會更願意和新同事溝通，因為其他人英文沒那麼好。
但事實相反，老闆很少寫email給這位新同事，Jane後來才聽說，原來老闆說這樣的溝通太"long-winded"、"old-fashioned"。意思是太囉唆，沒完沒了，而且老派。
不想讓E-mail太老派？你該用簡單英文（plain English）
英語國家自從70年代開始提倡簡單英語（plain English），大刀闊斧刪掉文謅謅的、打官腔的字眼。至於哪些表達會讓人覺得囉唆又老派，來看一個例子：
As per our previous conversation, I am writing to follow up on our earlier decision on the marketing campaign in Q2. Attached herewith please find the revised proposal for your perusal.
（就先前我們談過的，我寫信來是要追蹤我們先前對於第二季行銷活動的決定。附件是修正後的計劃書，請提供您寶貴意見。）
一句一句分解這段email，看看問題在哪裡：
1. 信件開頭：As we / you...
過時用法：As per our previous conversation（就先前我們的談話.....）
這個用法20幾年前很流行，很多每封Email的開頭都是"as per"，但時下商業溝通講求精簡，這樣說顯得老套，而且previous很多餘，直接用As we discussed / As discussed就好。
As per your request ...→ As you requested
As per our agreement ...→ As we agreed
As per your instructions ...→ As you instructed
2.附件：Attached is...
過時用法：Attached please find...（附件是…）
以前人們依賴紙本信件溝通，"Enclosed please find…"也曾經風行一時。但年輕一輩發現，根本沒有任何東西要"find"，這麼寫看起來像律師函，沒道理。還有人會用"please see attached"，這也不自然。現在大家更愛用"I’m attaching"、"I've attached"，或直接用"Attached is…"。
Attached please find the following receipt. → Attached is the receipt.（附上收據）
3.隨函：Here is...
過時用法：Herewith（隨函）
Herewith、hereby、herein這些都很拗口，雖然有些文化悠久的商號還改不了口，但直接用here更簡要。
attached herewith→ attached is、here is
4.仔細研究：Review
過時用法：Perusal（仔細研究）
這個字少見少用，但還真有一位在外商銀行工作的學生寫信就用了這個字，他說在網路學到就用了，這個字改成review更自然。
如果把以上4個過時用語都改掉，以精簡原則修改，原來長長一串的email只要一句話：
As discussed, here is the revised marketing campaign for Q2 for your review.
這樣一改，是不是就精簡多了，也更好理解了？
還有以下這些email用語，也已經過時，請用更精準的表達取代它們吧！
除了「附件」的英文，商務溝通你還需要...
通知你：別說"Please be advised. "
"Please be advised ..."（我們要通知你...）
聽起來太像官樣，像銀行寄信告訴你，貸款到期的那種信，直接去掉即可。
Please be advised that the check is overdue. → The check is overdue.
請聯絡我：Please call me
“Please do not hesitate to contact me.”（請隨時聯絡我）
這句話已經用了半世紀之後，已經成了沒有意義的陳腔濫調，說了等於沒說。改成"Please call me."這類更直接有力的訴求。
下次聯絡時間：by...
“at your earliest convenience”（最近方便的時間）
太客氣會給人虛偽感，既然要earliest，就建議一個時間，例如"by next week"。
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